朝日新聞の販売店として、地域の方に「安心で安全。そして豊かな暮らし」を送っていただけるように、新聞という形で情報提供を続け、2008年度栃木県経営品質賞・県知事賞を受賞いたしました。培った販売網を活かし、バスツアーの企画やウォーターサーバーのレンタル、出前館の配達など、さまざまな事業を多角的に展開。今年、創業22年を迎えました（2020年時点）。応募者対応にかかる時間はほぼゼロに。10件の応募に対し面接の設定率を90％、採用率は60％まで向上させることに成功した株式会社エーエスエーとちぎ中央様。バイトルのサービスを利用してどのように採用工数を削減することができたのか、活用事例をご紹介します。
- 課題
-
即時応募対応ができず、面接設定ができない
採用業務を1人で行っていたため、面接を行っている日は、作業が滞り、応募者対応が進まないという悪循環が発生。初回の連絡に時間がかかってしまった応募者は、その後、何日も連絡がつながらず、面接に至ることができないケースが発生。 - 結果
-
採用業務の工数を削減に繋がり、面接設定率が向上。
56件の応募から7名を採用。大学1.2年生、長時間シフト希望のフリーターからの応募を獲得できたことで、シフトの安定稼働につながった。研修を経てお店のこだわりも吸収してくれている。
目次
導入前の課題
初動の応募対応に時間がかかり、取り逃しが発生。
応募後のやり取りは電話を基本としていたため、面接日が確定するまでに2～3日。時間で言うと1人あたり30～60分程度はかかっていたと思います。しかし、「応募者対応に時間はかかるが、対応できない数ではない」という状況でしたので、特に対策はしてきませんでした。
ただ、採用業務は1人で行っていたため、面接を行っている日は、作業が滞り、応募者対応が進まないという悪循環が発生。初回の連絡に時間がかかってしまった応募者は、その後、何日も連絡がつながらず、面接に至ることができないケースも増えていました。
応募者対応に時間をかけているのに、見合った結果が得られていない。この状況を改善すべく、採用活動を最適化できる応募者管理システム導入の検討を始めました。
比較・検討
自動化するだけでなく、ミスマッチを防ぐことができるか。
どんなに便利でも操作が複雑では、十分なメリットが得られません。応募者管理システムを検討するにあたって、弊社にとっても応募者の方にとっても使いやすいシステムを求めていました。そんな時、バイトルの担当者の方から、「面接日時の設定を自動で完結できる面接コボット」というサービスが登場したと連絡をいただきました。
面接日を設定できるツールは他にもありましたが、面接コボットは自動で応募者とチャットでやり取りを行い、面接日の設定をしてくれるだけでなく、応募者に条件を事前確認できるのが便利でした。
「運転業務があります。免許を持っていますか？」「月給制ですが問題ありませんか？」などは、弊社で仕事をしていただく上で、どうしても確認が必要な事項。これらを応募者の方に事前に確認していただいた上で、面接を設定できるというのは非常に助かりました。条件面でのミスマッチを事前に防げる設定の自由度が導入の決め手になりましたね。
提案内容
面接“できない日”を登録。ストレスない導入で、業務の効率化を実現。
“面接ができる日ではなく、面接をできない日を登録する”という発想には目から鱗が落ちました。面接ができる日を設定するとなると、“できるかもしれないな…”と考えてしまい、どうしても手が止まってしまいます。
これ対して、面接コボットでは、1日の営業時間、面接ができない時間、1人あたりの面接時間を設定するだけ。例えば、営業時間が9：00～12：00、面接をできない時間が10：00～12：00でも、1時間以内の面接であれば、自動で応募者とのやり取りを行って9：00～10：00の間に自動で設定してくれるんです。
このようなテンプレートを一つ作るにしても直感的に操作できますし、不明点があればすぐ専任のサポート対応に聞くこともできる。面接コボットを使うことで、手を動かして対応していた業務はかなり圧縮されましたし、採用業務のオペーレーションが改善され、効率的な採用が実現できましたね。
結果
採用業務の工数を削減。面接の設定率の向上に成功し採用率は60％に。
応募者対応にかかる時間の削減と、面接の設定率・採用率を向上させることができました。面接コボットを導入したことで、応募者への連絡、日程調整、事前質問の確認や、応募要項の説明。これらにかかっていた時間がゼロになり、伝え漏れが発生する心配もなくなりました。ストレスを感じることなく採用活動を進めることができています。
加えて、採用に関しては応募10件中、9件が面接まで進み、その内6名を採用することができました。面接前には、応募者に自動でリマインドメールも送ってくれるため、面接のドタキャンは一度もありませんでしたね。以前は、10件応募があったら面接を設定できるのは4名ほど。面接に来る人は1名いるかいないかという状態。応募者が最初から「この日のこの時間」と候補から選んでくれることで、面接できる機会も増え、面接の効率も上がったなと感じますね。
採用した方からも、「日程調整を自分でできるのが楽だった」という声は多く聞かれました。SNSに慣れている世代は「知らない番号には出ない」という方も多いと思うので、応募してそのまま、チャットで日程設定できるのは、応募者にとっても大きなメリットにつながっていますね。
評価
時代に即したサービス提案と、豊富な採用ノウハウが心強い。
時代に即したサービスを顧客目線で提案してくれるように思います。その上で集客・応募者対応・面接・フォローまでプロセスごとにサポートしてくれる体制が非常に助かりました。掲載中、反響が落ちてきたときも「求人原稿にこのような文言を入れてみましょう」などと提案していただけたり、「採用された方の定着はどうですか」とサポートしていただけたりするなど、常に先回りをして提案や改善案を示していただけるので、安心感につながっていきました。
