応募者対応を自動化。工数はゼロ、面接設定率は89％へ。

応募者対応の工数はほぼゼロに。面接設定率は89％へ向上させることに成功した株式会社フーズジャパン様。バイトルのサービスを利用してどのように採用工数を削減することができたのか、活用事例をご紹介します。

課題: 面接日確定に2～3日。初動の遅さから取り逃しが発生。
応募者対応を一人で担当。面接日を決定するまでに2～3日かかっていた。応募者の意欲が高い内にアプローチできないことで、応募の取り逃しが発生していた。
結果: 応募者対応の工数はほぼゼロに。面接設定率は89％へ。
応募者対応から面接日の設定までを自動化し、かかる時間はほぼゼロに。面接設定率は89％、採用率は29％へ向上。効率的な採用を実現。

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導入前の課題

応募者の意識が高い内に面接調整できず、取り逃しが多発。

全国56店舗分の応募者対応を、他の業務と並行しながら一人で行っておりました。応募者への連絡、事前のカジュアルな面談、各店舗への取次・面接調整などのやり取りは、電話やFAXがメイン。そのため、対応できる人数は限られてしまい、一日で面接設定までできるのは多くても5～6名程度でした。

弊社がターゲットとしております学生やフリーターの方は、夜間・深夜にアルバイトを探す人も多いためか、その時間帯の応募も多い傾向があります。そのような応募に対しては、どうしても翌朝に確認・連絡をするという状態で、即時に対応できない状態が続いていました。そのためか、応募者の方と都合が合うことも少なく、間隔を空けながら２～３日電話がつながるまで連絡を取ることも多かったですね。

応募者対応に時間がかかっていることに加え、初動の対応に遅れが発生してしまう。応募者の意欲が高い内にアプローチできないことで、応募を取り逃すことも多かったように思います。今後、さらに店舗拡大を目指していく上で、マンパワーでの対応に限界を感じ始めていましたね。

応募者の意識が高い内に面接調整できず、取り逃しが多発について話す株式会社フーズジャパン担当者様

比較・検討

どの媒体にでも対応できる応募者管理システムを精査。

応募者管理システム導入に関しては、３つのことをポイントにしておりました。

①利用しているすべての求人媒体からの応募を一元管理できること。
②応募者への対応スピードを上げつつ、ミスや抜け漏れを防止できること。
③サポート体制が充実していること。

“このエリアに強いからこの媒体”“学生を狙うにはあの媒体”など弊社は目的に合わせて複数の媒体を利用しております。特定の媒体のみにしか使えないシステムではなく、全ての媒体からの応募を集約して管理・対応できることは第一条件でした。その上で、システム面に関しては、例えば、連絡手段が電話からメールになっただけというように、人が対応しなくてはならない部分が残っていては、根本的な解決には至らないだろうと。応募者対応のプロセス全体を可能な限り自動化したいという想いがありました。

加えて、最終的には、応募者対応～面接～採用までを各店舗で完結できるようにしたいと思っておりました。その際、不明点・不具合の相談窓口になってくれる。採用の状況に合わせてシステムの新たな活用方法を提案してくれる。導入後のアフターフォローを含め、弊社の課題に目線を合わせて歩んでくれる。そんな採用パートナーを探しておりました。

このような応募者管理システムの検討を始めて間もなく、バイトルの担当者から、「面接日を自動で調整してくれる面接コボットというサービスが登場しました」と連絡をもらいました。「まさかそんなものが…」と初めは少し疑ってしまいましたね。

提案内容

アナログ→デジタルへ。現場とのギャップを最小限に。

面接コボットにおいて、弊社が必要な操作は、応募者一人あたりの面接時間を設定しておくだけ。例えば、10：00～11：00までの1時間というように設定しておけば、応募者は、応募してすぐに空いている面接枠の中から都合が良い時間を選べる仕組みでした。弊社、応募者の双方にとって日程調整が簡単になり、負荷が格段に減る。まさに弊社が求めていたものでした。

その一方で、長い間、電話やFAXを利用して応募者対応をしてきたため、急にアナログからデジタルへ変更することで、現場の負担にならないか、うまく機能するかという懸念はありました。

それに対し、バイトルの担当者は、導入前講座を行って各店舗の店長やエリアマネージャーの理解を促進しながら社内浸透させていきましょうと提案をしてくれました。定期的に行っているエリアマネージャー会議に参加して、コボットの導入背景の説明に始まり、使い方の説明。面接コボットの運用が始まった後も、各店舗の店長やエリアマネージャーの採用に関する相談・要望を細かく抽出し、先回りして改善点を示してくれました。

面接コボットのシンプルな操作性はもちろん、バイトルの担当者のサポートも相まって、想定していた何倍も早く浸透していきましたね。

結果

応募対応の時間・ストレスをゼロに。面接設定率も89％へ。

面接コボットを導入したことで大きな効果が2つ現れました。1つは、応募者対応の時間がほぼゼロになったこと、もう1つは面接率が向上したことです。

現在、応募者対応は各店舗に一任することができ、応募者のとのやりとり、面接日のリマインドなど、全て面接コボット上で完結しています。かつて電話で行っていた条件の確認や、FAXでの書類のやり取りがなくなったことで、対応漏れや連携ミスの防止にもつながり、採用活動がスムーズになりました。例えば、私が面接状況を聞きたくても、店長が不在の場合があります。そんな時、面接コボットを確認すれば、応募者情報や現在の対応状況もすぐに確認できるので、お互いにストレスや手間を感じることなく採用活動を進められています。

加えて、面接の設定率に関しては、以前、応募者が10人で実際に面接に至ったのは1～2名だったものが、面接コボットを導入してから10人中7～8名へ。応募してくださった方は、やはり応募した時が「働きたい」という気持ちのピーク。その時点で面接設定までできるのは非常にありがたいと思いますし、面接の設定率・採用率の向上にも寄与している点かなと感じますね。