応募者対応を自動化。
時間外労働削減と面接率アップに成功。

課題

応募者対応の工数が増加する一方、精度が安定しなかった。

応募者との面談設定は電話がメイン。応募の増加に伴って営業時間外での対応になる頻度も増え、スタッフに負担をかけていた。また、リアルタイムでの情報共有ができないことで、複数の応募者の面接日が重なってしまうということも発生していた。

結果

応募対応の時間を削減。面談日のバッティングもゼロに。

応募対応を「HRコボット for 応募対応」のチャットボットで自動化。月に20件以上あった営業時間外の応募者対応の時間削減に成功した。システムで面談日を一括管理できるため、面談日のバッティングもゼロに。

導入前の課題

面談日調整の初動に時間がかかり、応募の取り逃しが発生。

弊社への応募の大部分は、ここ数年で電話からWEBでの申し込みへと変化しました。ですが、その応募を確認し、応募者に電話をして面談日を決めることは、弊社の“良さ”として残していたんです。そのため、営業時間外や休日の応募に関しては、当番制にするなどマンパワーに頼らざるを得ないところがありました。 弊社では業種や案件によって対応する担当者を分けています。応募が当番担当の案件でなかった場合、担当者に連絡を取って、案件の担当者から応募者に折り返し電話をするという手間もありました。

そのため、1件あたりの対応時間が長くなっていましたし、また、担当者が面談を行っている間や、夜間・深夜などは、どうしても対応が滞り、初回連絡が遅れてしまっていました。コロナ禍以前は、全国的に求人倍率が高く、応募から面談、就業までの時間をスピーディーにしなければ、応募者が他に流れてしまうということがあったので、何か対策をしなくてはと考えていました。

比較・検討

チャットボットで応募者対応を自動化。工数削減を実現。

ほとんどの求人媒体には、「何日以内に、この電話番号から連絡をします」など、応募受付のメールが自動返信される機能はついています。ただ、そこから先はどうしても手を動かして対応をしなくてはいけない。我々が手を動かして対応している部分を自動化できるものはないだろうかと思っていたんです。

そんな時に、ディップの担当者から提案を受けた「HRコボット for 応募対応」。応募後に自動で面接日を設定できるツールは他にもありました。しかし、「HRコボット for 応募対応」はチャットボットが自動で応募者とのやり取りを行い、面接日の設定をしてくれるだけでなく、応募者に条件を事前確認できる。応募者が応募した時点で面談日まで設定できるのは工数削減に直結しそうだと感じました。

提案内容

採用オペレーションの改善と、ミスマッチの削減を両立できるか。

今回、課題は2つありました。1つは応募者対応をマンパワーに頼ることで、営業時間外の対応が増えていること。もう1つは、応募の母集団を形成しきれていないことです。

時間外での応募者対応の点では、週平均すると5～6件。月20件程度は発生していました。1件に対して、平均して15～20分の電話対応をしていましたので、その時間だけでも月に5～6時間は発生していたことになります。

これに対し「HRコボット for 応募対応」では、弊社が必要な作業は、面談を行える日程と、事前にヒアリングしたい項目の登録のみ。後は、チャットボットが自動で応募者と面談日程してくれます。面談希望日に加え、希望の職種、条件なども併せてヒアリングできることにより、面談の設定までにかかる時間はほぼゼロになりました。

また、これらの応募者とのやりとりを「HRコボット for 応募対応」上で完結できることも大きなメリットです。かつて弊社の担当者間で行っていた、電話での条件の確認や、引継ぎがなくなったことで、対応漏れや連携ミスの防止にもつながり、採用活動がスムーズになりました。

次に、採用オペレーションを改善し、より多くの就業につなげていく点。この点に関しては、どうしても今以上に応募の母集団を形成していく必要があります。

掲載している求人原稿に関しても、ディップの担当者は、「現在、応募者に対して原稿を見てくれている人はこれくらいです。さらに就業につながりやすい人を獲得するために、御社の安心して働ける社風をより強く押し出しましょう」など、誰に何を打ち出すのか、どんな表現で伝えるのか先回りして改善点や打開策を提示してくれました。

職場とのミスマッチに起因する短期離職が社会問題になっているように、求人原稿でその職場が自分に合うか、合わないかを判断できることは求職者にとって大きなメリットになります。求職者の動向をリアルタイムでチェックしながら、定期的な原稿改善を繰り返すことで、応募者が増えてきたことはもちろん、ミスマッチが少なくなってきた分、就業開始までのスピードも上がってきたように思います。

結果

応募者対応の自動化。面談率アップを実現。

やはり営業時間外の社員の対応がなくなったのは大きいです。今までは時間外であっても常に携帯電話を手放せない状況でしたが、それがなくなりました。

また、「HRコボット for 応募対応」では、単に面談日時を決めるだけでなく、応募者の方と簡単な質問のやり取りまでできるので、応募者の方から連絡をいただける機会は増えたと思います。

以前は、こちらから「この日程はどうですか？」と提案すると、多少都合が悪くても、そう言われたらそうしますという方もおられたんだと思います。結果としてそれ以降の連絡がつかなくなるということもありました。

「HRコボット for 応募対応」を利用することで、応募者が本当に都合の良い日を自分で選ぶことができる。何より、応募者の「働きたい」という気持ちが一番高い時にアプローチし、面談日が設定できるのは非常にありがたいと思いますね。

評価

時代に即したサービス提案と、豊富な採用ノウハウが心強い。

導入当初は終日、「HRコボット for 応募対応」を利用していたのですが、現在は、営業時間内には運用を止めて、従来通り社員が電話での対応を行っています。面談日の確定まで自動で対応できるのは便利なのですが、すべての応募者の方が「HRコボット for 応募対応」で面談日の決定までしてくださるわけではないのです。面談成立の割合を見ていると、営業時間内であれば、従来通り電話対応の方が良いなという結論に至ったためです。

それは弊社が事業を展開しているエリアの特性もあると思います。コロナに関しても、大都市と比べると落ち着いていますし、応募者の方も「すべて自動化してほしい」という要望の方が少ないというのが現状です。実際に応募者の方にお話を伺う中で「チャットボットは便利だけど、自分が働く場所についての話は生の声で聞きたい」という意見もありました。