採用工数を削減しながら就業意欲の高い求職者の採用に成功。

課題

面接日の調整に時間がかかり、応募を取り逃すことが増えていた。

面接設定は、電話対応がメイン。面接日の確定まで3～4日と、応募者の対応工数が増加していた。面接日の設定が遅れてしまうことで、他社で先に採用を決定されるなど、電話対応でのスピードが要因となり応募を取り逃すことが増加していた。

結果

応募者対応の工数を大幅に削減することに成功。面接設定率は2倍に。

チャットボットを利用して応募と同時に面接設定を開始。就業意欲の高い応募者を取りこぼさず、面接まで導くことに成功した。

導入前の課題

応募対応の初動が遅れ、取り逃しが発生。対応工数も増加していた。

応募者の対応にかなりの時間を使っていました。せっかくの応募を採用につなげたいという想いから、間隔を空けながら電話がつながるまで連絡を取ることも多かったですね。応募者一人ひとりにこちらから電話をして、シフトの希望や勤務が可能な日、面接に来られるスケジュールなどを確認するのも大変。それだけでも1日3～4時間くらいはかかっていたと思います。

当時、応募者の対応は私一人。そのため対応までの時間にばらつきが出ていたこともその要因でした。応募があってから30分以内に対応できるときもあれば、他の仕事や面接などをしており、どうしても数時間後の対応になってしまうこともありました。

その結果、応募者の方と連絡が取れないことが増えるのはもちろん、連絡が取れたとしても他社様での採用が決定しているなど、応募の取り逃しが増加していました。かけた時間に対して、成果が見合っていない現状を改善できるサービス導入の検討を始めました

比較・検討

面接日の調整が早くなるだけではない、付加価値のあるサービス。

そんな時、ディップの担当者の方から、応募者の対応から面接の日程調整までを自動で行うことができる『面接コボット』というサービスがあるとご紹介をいただきました。自動で面接日を設定できるツールは他にもありましたが、『面接コボット』は、チャットボットが応募者とやり取りを行い“シフトはどれくらい入れるか””働く上で必要な資格を持っているか”などの条件を事前に確認した上で面接日を確定してくれるというのは便利に感じましたね。

『面接コボット』で弊社が行う操作は、面接可能な日程と確認したい条件を登録しておくだけ。応募者は、応募と同時に自ら面接日程を決めることができるので、企業側から押し付けられるような感覚もなく、納得して面接まで進められるのではないでしょうか。応募者への初動の対応が遅れることがなくなりますし、それによって応募の取り逃しも減らすことができます。また、シンプルな操作のため、私以外のスタッフに対応を頼んでも、面接日程の登録し忘れや、日程が被ってしまうというような人的なミスが起こる心配がないというところもポイントでした。

提案内容

バイトル+面接コボットで若年層へのアプローチを強化できた。

弊社は従業員の平均年齢があがってきておりましたので、若い方の採用により力を入れていきたいと考えておりました。『バイトル』のユーザーは、20代～30代の若年層のユーザーが多いということもあり、募集媒体として『バイトル』、応募者対応ツールとして『面接コボット』を同時に導入することを決めました。

若年層の採用は以前も試みておりましたが、事前確認事項の不備で採用を見送らなければならないということがしばしばありました。先にも申し上げましたが、“週どのくらいできますか”“寮の利用はどうするか”というような基本的な情報だけでなく、普段聞きなれないような証明書の発行等の話もしなければなりません。電話だとその場で答えることを応募者に強いてしまいますし、理解されているかを確認することが難しい。結局、認識の齟齬が生じて採用できないということや、理解できていない状態で面接に臨むと印象悪くなるからとそのまま面接に来ないなどというようなことにつながっていたのではないかと思います。

『面接コボット』では、応募者にとってなじみのない内容も文章で確認していただくことができます。特に業界経験のない若い人をターゲットにする場合にぴったりなサービスだと感じましたね。

結果

採用業務の工数を削減。面接の設定率は以前の2倍以上に。

『バイトル』と『面接コボット』を併用したことで3点大きな変化がありました。一つ目は、「採用にかかる工数の削減」2つ目は「採用コスト面の削減」3つ目は「若年層との面接率の増加」です。

採用にかけていた工数が目に見えて削減できました。『面接コボット』では、応募者が自分の都合の良い時間を選んで面接設定を行えるので、応募と同時に面接の日程が確定しているケースがほとんど。応募者との連絡がつかず、電話で後追いするという時間はほぼゼロになりました。現在、採用に関することは1日1時間程度で済むようになりました。

次に採用コスト面。最短、応募の翌日に面接をするということも可能になり、すぐに働きたいという就業意欲の高い応募者を取り逃すことがなくなりました。おかげで面接を行える件数も以前の倍近くになりましたね。毎月、一定数の採用を出すことができるようになり、『面接コボット』の導入費を含めた上でも、採用コストは下がりました。

最後に応募者の年齢層。『バイトル』を使用し、求人原稿を見直したことで、10代、20代、30代、40代、50代と、弊社の希望通り各年齢層からバランスのとれた応募がいただけるようになりました。それに加え、『面接コボット』を導入したおかげで、若い世代の方と面接できる回数が増えたのです。若い世代の方は、知らない電話番号から着信があっても出ない方が多いようで、なかなか面接日の設定まで進まないケースがありましたが、チャットボットに入力することへの抵抗感はないようですね。

現在、弊社への応募もパソコンやスマホからの応募がほとんどですし、『面接コボット』のチャットボットでの面接設定は、応募者のニーズに合っているのかなと感じましたね。

評価

導入企業だけではなく、応募者にもメリットのあるサービス。

『面接コボット』は、応募者が自分自身で納得しながら面接の日程調整ができるという点で優れていますね。電話での応対では、こちらからの提案に対して、“言われたから仕方なく”や“なんとなく断りづらい”などという気持ちを持ってしまう方もいると思います。特に警備という業界では、就業前に提出していただかないといけない書類が多くあります。その一つひとつについて電話で説明していたので、応募者の方に“ハードルが高い”と思われていた可能性も否定できません。『面接コボット』を利用することで、弊社は、説明の時間や準備の工数を減らせる、応募者は、自分自身のペースで手続きを進められる。双方にとってメリットが生まれるという付加価値もありました。

また、操作を直感的に行えることはもちろん、操作や設定の方法が分からない時は、ディップの担当者に聞けばすぐに回答をいただけるので、安心して利用できています。