拠点を置く川崎から、首都圏をメインに地域に寄り添った人材派遣を行っているディアスタッフ株式会社。 24時間、365日届く応募に対し、よりスピーディかつ的確な企業とのマッチングを行うため、HRコボット for 応募対応を導入されました。 今回は採用担当の土井 友人様に、HRコボット for 応募対応の導入によってどのような変化があったのか、お話を伺いました。
- 目的
- ・応募者の対応効率を上げ面談数を上げたい
・求人案件とのミスマッチングを無くし、応募者対応の時間を削減したい
- 課題
- ・求人メディアから反響のあった応募に対し、電話やメールで対応しても連絡がとれないことが多かった
・営業時間外や休日に届いた応募に対して、対応が遅れていた
・応募者の希望条件の事前ヒアリングが十分ではなく、募集条件に合わない人への面談に時間を割いてしまうケースが発生していた
- 結果
- HRコボットfor応募対応を導入したことにより、応募があった時点でメールやSMSでの一次対応ができるので、応募者の面談率は確実に上がった。また、事前にチャットボットで応募者の希望条件を質問することができ、条件がマッチしない応募者への面談対応がなくなり、応募者対応の業務軽減も実現された。それまでは、残業や休日出勤するなどして対応していた時間も軽減された。
目次
HRコボット for 応募対応の導入によって、
社員だけでなく応募者様の負担も軽減できる
HRコボット for 応募対応を導入する前に感じていた、 応募対応を行う際の課題はありますか？
以前は、応募いただいた後にこちらからお電話をしてもなかなか繋がらなかったり、メールで返信をしてもお返事をいただけないことが発生していました。そのため、たくさんの方にご応募いただいても面談には至らないケースが多くあっただけでなく、社員も就業時間の多くを応募者様の対応に追われ、本来の業務をするために残業や休日出勤をせざるを得ない状況にありました。
また、あたりまえですが、面談は応募者様の希望条件とクライアント企業様の募集条件の双方がマッチした場合に行っています。HRコボット for 応募対応を導入する前は、事前にヒアリングが十分に行えず、条件が合わないのに面談に来ていただいてしまうなど、応募者様にご足労をおかけすることも少なくありませんでした。
弊社の社名「ディアスタッフ」の“ディア”に込めた想いの一つに親愛を意味する“dear”があり、弊社に関わる方すべてに親身になって対応させていただくことを信念としているのですが、そういった点でも応募者様の負担になってしまうことは改善したいという想いがありました。
HRコボット for 応募対応を知るきっかけ、導入を決めた理由を教えてください。
最初はバイトルの営業の方から、こういったツールがあるというのをご紹介いただいたのがきっかけです。とはいえ、すぐに導入ということにはなりませんでした。というのも、昨年は新型コロナウイルスの影響で応募者様の動きや、クライアント企業様の募集の動きが大きく変わったんです。
でも、そういった流動的な状況に対応するにはどうしたらいいかを検討した結果、HRコボット for 応募対応を導入しようということになりました。それが2020年11月頃のことです。
HRコボット for 応募対応を導入するにあたって、何かご苦労はありましたか？
これまで使っていたシステムからHRコボット for 応募対応に切り替えるタイミングでは、やはり設定の問題など、いくつか苦労することはありました。ですが、その都度ディップのコボット担当の方が対応してくださったので、そこまで難しかったという印象はありません。
それに、一旦導入してしまえば、その後はとてもスムーズというか。シンプルで洗練された画面は、何がどこにあるかがひと目でわかって、直感的に使うことができます。
新しいシステムを導入したときは馴れるまでに時間がかかってもおかしくないと思いますし、弊社にはパソコンを使うのが苦手な社員もいたりするのですが、HRコボット for 応募対応は導入初日に使い方を学んだだけで、翌日から社員全員が問題なく使えていました。使い勝手がいいのは本当にいいところですね。
Web面談機能や応募者管理機能など、
応募対応以外の機能も大活躍
導入から約5か月が経過していますが、応募者対応をされる際はどのように活用されていますか？
応募者対応に関しましては、基本的に24時間365日でご対応しています。土日や深夜を含め休まずHRコボットfor応募対応が一次対応してくれます。その際にチャットボットにて希望される職種や週何回の勤務が可能かといった事前の質問をさせていただきます。
ただ、面談日の決定につきましては、HRコボット for 応募対応を使って自動でできるところを、弊社では敢えてこちらからご連絡させていただく形で行っています。それは、先ほど申し上げた通り、クライアント企業様の募集条件に合わない応募者様にわざわざご来社いただくのを避けるためで、面談に来ていただく方はさまざまな条件を加味した上で面談日を決定する方針をとらせていただいています。
HRコボット for 応募対応の導入によってどんなことが改善されたと感じていますか？
いろいろな改善点がありましたが、大きな成果を感じていることは3つあります。
まず1つ目が、事前の質問によって応募者様の希望条件をある程度把握できるようになったことです。先ほど課題としても挙げましたが、電話やメールで対応していたときは応募者様の希望条件が把握できない状況で連絡を差し上げていたので、応募者様と企業様がマッチングしないまま連絡を取り合うといったことが発生していました。
導入後はそこが解消され、応募者様の希望条件を把握した上で、それに合うお仕事をご紹介できるようになっています。一方、残念ながらご希望のお仕事をこちらでご紹介できない場合も、曖昧にせず、その旨を明記したメールを自動配信できるのもいい点かなと思います。
2つ目は、Web面談を選択された応募者様への連絡作業というものが削減されました。以前利用していたシステムは、機能面ではHRコボット for 応募対応と大差はないのですが、Web面談用のURLをシステムから送れず、別途自分たちが手動で送らなければならなかったんです。その点、HRコボット for 応募対応では面談日時を決定した段階で、自動でURLが応募者様に送られるようになったので、とても助かっています。
そして3つ目は、面談件数の向上です。これは単純に面談を行った数という意味ですが、結論から申し上げますと、導入前に比べて導入後は2倍以上になりました。
このほか、ご応募いただいた方に対して、どれだけ面談を実施できたかを示す面談率についても、導入前の2020年8〜10月が約69％だったのに対し、導入後の2020年11月〜2021年1月は約71％と、微増ながらも着実に増えているという結果が出ています。
全体的にスピーディかつシンプルになり、応募者様とのやりとりはもちろん、社員たちの仕事の効率も良くなったように思いますね。
応募者の方たちからの評判はいかがですか？
おかげさまでご好評をいただいています。特に印象的だったのが、HRコボット for 応募対応を使ってWeb面談を行っていた際、画面を切り替えてお仕事の詳細を表示したところ、わかりやすくていいですね！と言っていただきました。
これも以前は口頭でご説明し、のちほど詳細をメールでお送りするといった対応をさせていただいていましたので、それが面談をしながら同時に行えるのは応募者様にとってはもちろん、弊社社員にとってもありがたい機能だと思います。
他にも機能として利便性を感じているものはありますか？
いくつかありまして、まずは画面に現在の応募者様の進捗情報が表示される機能です。例えば、この方は面談の希望日が決定済み、この方はチャットでの回答まで得られているなど、ひと目で応募者様の状況がわかるので非常に役立っています。
さらに、フィルタリング機能も活用させていただいています。弊社のような人材派遣会社や求人情報サイトはたくさんありますので、応募者様の中には、ご応募されたこと自体をお忘れになっている方もいらっしゃいます。フィルタリング機能では応募の重複なども表示されますので、それをお知らせできるのもメリットの一つだと感じています。
今後期待される新しい機能や、ディップの営業担当者へのご要望はありますか？
HRコボット for 応募対応でできるようになったらいいなと思うのは、大人数でもWeb面談ができる機能ですね。現在、弊社では対面でもグループ面談は行っていないのですが、今後はこれまで以上にさまざまなお仕事のご紹介を予定しているため、一度で多くの方々にWeb面談ができるようなシステムがあるとすごく幅が広がるのかな、と。
もちろん、社会の状況によっても、将来的にこういったことが必要となる可能性も十分考えられますので、もし可能であれば対応していただけるとありがたいです。
ディップさんに対しては、普段から本当に良くしていただいていると思います。先ほどお話ししたWeb面談時の画面切り替え機能も、実は導入当初はない機能だったんです。使っていく中で、こういう機能があるといいなとお話ししたら、すぐに改良してくださって。今ではなくてはならない機能で、非常に便利に使わせていただいています。
それ以外の面でも細かく対応していただけていますので、引き続きよろしくお願いします。
支店でも業務中に応募者対応をしなくてはいけないのは同じなので、同じような問題を抱えていました。逆に本店は従業員の人数が多いので、支店よりも採用に割ける時間が多い分、支店の方が大変だったと思います。
